La PEC, la Posta Elettronica Certificata, è uno strumento indispensabile e obbligatorio per i professionisti e le aziende, una tecnologia nata nel 2005 che garantisce il pieno valore legale dei messaggi email inviati e ricevuti, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo sistema è rimasto inalterato fino al 2022, quando è cominciato il processo di adeguamento delle PEC al Regolamento europeo 910/2014 – eIDAS.
In particolare, dal 2024 è possibile aggiornare gli indirizzi di posta elettronica certificata alla nuova PEC europea, ossia uno standard comunitario (Protocollo REM, Registered Electronic Mail) che permette a tutte le PEC dei paesi europei di essere interoperabili. In pratica, adeguando le PEC italiane al Regolamento europeo diventano utilizzabili per tutte le comunicazioni che devono avere valore legale tra cittadini e aziende nell’UE.
Si tratta di un’importante novità che aumenta l’utilità della PEC, uno strumento semplice e innovativo che consente di risparmiare tempo e soldi, migliorando anche affidabilità e sicurezza delle comunicazioni in modalità telematica tra imprese, professionisti, privati ed enti pubblici. Tuttavia, è fondamentale gestire in modo ottimale le PEC aziendali e degli studi professionali, valutando soluzioni efficaci che aiutano a sfruttare al meglio questa tecnologia e utilizzarla in modo conforme alle norme di legge.
I software gestionali per la gestione delle PEC nelle aziende e negli studi professionali
Un gestionale PEC rappresenta la soluzione migliore per gestire le comunicazioni certificate, in quanto garantisce la conformità normativa dei messaggi di posta elettronica e semplifica l’invio, la ricezione e l’archiviazione delle PEC.
In questo modo, è possibile migliorare la gestione del flusso di lavoro ottimizzando i processi aziendali, inoltre è possibile usufruire di strumenti e funzionalità dedicate in base alle esigenze di ogni attività, personalizzando l’operatività a seconda delle regole impostate.
Tra i prodotti più interessanti in questo settore merita senza dubbio una menzione TeamSystem PEC Manager, un software per la gestione delle PEC multidevice, responsive e intelligente, personalizzabile in base alle proprie necessità e integrabile con TeamSystem Signature per firmare gli allegati durante la creazione dei messaggi certificati.
Si tratta di un gestionale completo, intuitivo e semplice da usare, sviluppato appositamente per aziende e studi professionali, un software che si adatta automaticamente alle esigenze dell’attività e assicura il pieno rispetto del GDPR per la protezione dei dati.
Uno dei vantaggi di questa tecnologia è l’archiviazione digitale integrata, con la possibilità di disporre di un’unica piattaforma per gestire il traffico delle PEC in entrata e in uscita e conservare le PEC in modo digitale e sicuro con un semplice click.
Il gestionale consente di gestire un numero illimitato di caselle per tenere sempre sotto controllo tutta la corrispondenza aziendale, censendo e attivando sia le proprie PEC che quelle dei clienti. All’interno sono presenti tutti gli strumenti per creare, gestire e monitorare i messaggi PEC, compreso il tracciamento delle comunicazioni certificate attraverso le note di lavorazione.
Questo software gestionale PEC avanzato permette anche di profilare gli utenti, per definire i permessi di consultazione o di scrittura di ogni collaboratore e gestire con la massima professionalità e sicurezza le comunicazioni. Inoltre, si possono impostare filtri e regole per ordinare la posta, inclusi i privilegi di composizione o di operatività a seconda delle proprie necessità.
Viene anche garantita la massima accessibilità, per controllare le email in ogni momento e da qualunque device o posto, con soluzioni dedicate per professionisti e PMI e le organizzazioni aziendali più strutturate e complesse.
Come proteggere il business garantendo la sicurezza delle PEC
La diffusione delle PEC ha rappresentato un importante passaggio nel processo di trasformazione digitale, consentendo alle imprese, ai professionisti, agli enti pubblici e ai privati di comunicare in maniera elettronica ma anche legalmente valida e riconosciuta.
Non a caso, oggi le PEC sono uno strumento essenziale per qualsiasi business, ma bisogna sempre prestare attenzione alla sicurezza, in quanto anche le caselle PEC possono diventare bersaglio dei criminali informatici.
Tra i cyber attacchi più frequenti e comuni che possono colpire le PEC ci sono i malware, ossia dei software malevoli che possono essere installati inconsapevolmente nei device aziendali e causare seri danni al funzionamento del business, per esempio compromettendo le reti aziendali. Un altro rischio da non sottovalutare sono gli attacchi phishing, ovvero il furto di informazioni personali o finanziarie attraverso tecniche specifiche per sottrare dati sensibili come password, codici di accesso e numeri delle carte di credito.
Per proteggersi da questi eventi è necessario rendere le PEC sicure, adottando una serie di precauzioni efficaci. Innanzitutto, è consigliabile formare i collaboratori, affinché siano consapevoli dei rischi esistenti e sappiano come comportarsi in queste circostanze garantendo un’adeguata prevenzione contro i cyber crimini. Per esempio, bisogna sempre tutelare le proprie credenziali di accesso e attivare quando possibile la doppia autenticazione per aumentare il livello di protezione, verificare sempre la provenienza delle email e non aprire link o allegati sospetti.
Allo stesso modo, è fondamentale usare password complesse, ben diversificate tra quelle usate per le varie caselle PEC gestite e cambiarle periodicamente. Inoltre, è opportuno centralizzare la gestione delle PEC e assicurarne la conformità al GDPR, per garantire la privacy e la sicurezza ed essere in grado di gestire correttamente eventuali attacchi informatici.
Un altro supporto importante è l’adozione di un software specifico per la gestione delle PEC, infatti i gestionali aiutano a migliorare la sicurezza consentendo ad aziende e professionisti di controllare in ogni momento le comunicazioni aziendali e rispettare il GDPR.