Un progetto efficace deve partire dal modo in cui le informazioni vengono prodotte, utilizzate, approvate, condivise e archiviate durante le attività quotidiane dell'azienda.
Il punto di partenza, quindi, non è il software. Sono i processi aziendali. Soltanto dopo averli compresi è possibile stabilire come organizzare i documenti e quali funzioni debba avere il sistema destinato a gestirli.
Mappare i processi aziendali prima di organizzare i documenti
Il primo passaggio consiste nell'individuare i processi nei quali i documenti hanno un ruolo significativo. Acquisti, fatturazione, gestione dei contratti, amministrazione del personale, vendite e controllo qualità sono esempi di attività nelle quali le informazioni passano frequentemente da una persona o da un ufficio all'altro.
Per ogni processo bisogna ricostruire il percorso effettivamente seguito dal documento. Da dove arriva? Chi lo riceve? Chi deve controllarlo? Deve essere approvato? Quali informazioni devono essere estratte? Dove viene archiviato al termine del processo?
Questa analisi permette anche di individuare passaggi ridondanti e criticità. Un documento potrebbe essere ricevuto tramite e-mail, salvato manualmente in una cartella condivisa, inoltrato a un responsabile per l'approvazione e successivamente registrato in un altro gestionale. Ogni passaggio manuale aumenta il numero delle operazioni necessarie e rende più difficile avere una visione uniforme del processo.
La mappatura dovrebbe quindi descrivere non soltanto il percorso ideale, ma anche ciò che avviene realmente. Le eccezioni sono particolarmente importanti: fatture prive di un dato, contratti che richiedono un'approvazione aggiuntiva o pratiche che devono essere trasferite a un responsabile diverso possono incidere sulla progettazione del workflow.
Definire documenti, ruoli, responsabilità e regole di accesso
Dopo aver ricostruito i processi è necessario identificare le diverse tipologie documentali coinvolte. Fatture, ordini, contratti, preventivi, documenti del personale e pratiche clienti hanno caratteristiche differenti e non possono essere gestiti necessariamente secondo le stesse regole.
Per ciascuna categoria è utile definire i metadati necessari alla classificazione. Una fattura, per esempio, può essere associata a fornitore, numero, data, importo e ordine di riferimento. Un contratto può richiedere informazioni relative alla controparte, alla data di sottoscrizione, alla durata e alla scadenza.
La progettazione deve poi stabilire chi può vedere, inserire, modificare, approvare o eliminare un documento. I permessi non dovrebbero essere definiti soltanto sulla base dell'organigramma, ma considerando le responsabilità effettive all'interno dei singoli processi.
Anche il versioning assume importanza quando più persone lavorano sullo stesso contenuto. Sapere quale sia la versione corrente e poter ricostruire le modifiche effettuate evita duplicazioni, copie locali e dubbi sull'attendibilità delle informazioni disponibili.
Tradurre i processi in requisiti per il sistema di gestione documentale
Una volta completata la mappatura è possibile trasformare le esigenze operative in requisiti concreti. Invece di chiedere genericamente un “archivio digitale”, l'azienda può stabilire quali documenti devono essere acquisiti automaticamente, quali dati devono essere indicizzati, quali ricerche devono essere disponibili e quali attività devono essere assegnate agli utenti.
In questa fase può essere utile approfondire caratteristiche e logiche di un software gestione documenti consultando una risorsa verticale come https://start.docuware.com/it/gestione-documentale, così da confrontare le esigenze emerse dalla mappatura con le funzioni disponibili in un sistema documentale.
Tra i requisiti da valutare rientrano la ricerca tramite metadati o contenuto, il controllo delle versioni, la gestione delle autorizzazioni, l'acquisizione automatica dei documenti e la possibilità di configurare workflow. Altrettanto importante è l'integrazione con gli strumenti già presenti in azienda.
Un documento, infatti, raramente vive isolato. Può essere collegato a una registrazione contabile, a un cliente presente nel CRM, a un ordine gestito dall'ERP oppure a una comunicazione ricevuta tramite posta elettronica. Per questo la progettazione deve considerare l'intero ecosistema applicativo.
Automatizzare i workflow e verificare il funzionamento del sistema
Una volta definite le regole documentali si può passare all'automazione dei processi. Un workflow può, per esempio, riconoscere l'arrivo di un documento, classificarlo, assegnarlo al referente competente, richiedere un'approvazione e archiviarlo quando l'iter è terminato.
Non tutto, però, deve essere automatizzato immediatamente. È preferibile partire dai processi più ripetitivi, caratterizzati da regole sufficientemente chiare e da un volume documentale tale da rendere evidente il vantaggio dell'automazione.
Una buona progettazione deve inoltre prevedere eccezioni, scadenze e sostituzioni. Se il responsabile di un'approvazione è assente, il processo non dovrebbe necessariamente fermarsi; allo stesso modo, una pratica rimasta in sospeso dovrebbe poter generare una notifica o essere indirizzata a un altro referente.
Prima dell'estensione a tutta l'organizzazione è utile testare il sistema su un processo circoscritto e verificare tempi di lavorazione, errori, facilità di ricerca dei documenti e attività manuali ancora necessarie. Il feedback degli utenti consente di correggere il workflow prima di replicarlo in altri reparti.
Un sistema di gestione documentale ben progettato nasce quindi dall'osservazione dell'azienda e non dalla semplice disponibilità di una tecnologia. Prima si comprendono flussi, documenti, responsabilità ed eccezioni; successivamente si definiscono regole, strumenti e automazioni. In questo modo la digitalizzazione non replica le inefficienze esistenti, ma diventa l'occasione per costruire processi documentali più ordinati, controllabili e coerenti con il lavoro quotidiano.
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